Dicas para uma eficaz gestão de stocks em Retail

Garantir as quantidades certas de produto no ponto-de-venda é condição essencial para o sucesso da gestão de produto e da gestão de stocks em Retail. Excesso de stock irá, por certo, comprometer a rentabilidade da operação, enquanto falta de produto irá fazer com que se percam cliente e, consequentemente, vendas.

A grande questão a ser respondida é:

Que quantidade de um determinado artigo é necessária? E a resposta não é tão simples quanto à partida possa parecer.

As quantidades podem ser calculadas a diferentes níveis, como por exemplo por loja, por região, ou considerando o total da organização. A dimensão tempo, ou seja, o período em que os produtos serão comercializados, deve ser igualmente considerada, na medida em que o ciclo de vida do produto pode esgotar-se num dia, numa semana, num determinado mês, ou até durar toda a temporada.

Outro dos aspectos que dificulta a correcta definição das quantidades prende-se com as consequências da falta do produto, que são difíceis de determinar.

A falta de produto

Se a falta de vendas e rentabilidade do produto em questão é a consequência imediata, e negativa para o retalhista, outras ainda mais negativas podem advir, como a perda do cliente, que se muda para uma marca concorrente. Outro aspecto está relacionado com o próprio retalhista, já que a falta de um produto pode determinar a não venda de um outro, que seria complementar ao produto entretanto esgotado. Assim, neste exemplo, são perdidas duas vendas (ou mais) em vez de uma, “apenas” pela falta de disponibilidade de um dos artigos.

Excesso de produto

O retalhista terá que suportar os custos pelo excesso de stock, em termos de investimento financeiro, manutenção operacional e os custos do espaço de loja, que abordaremos mais à frente e detalhadamente neste livro. Como consequência do excesso de stock, o retalhista tem que levar a cabo uma política mais agressiva de descontos para reduzir o seu volume, baixando, com isso, a sua rentabilidade.

Numa situação ideal, os produtos seriam repostos à medida que seriam vendidos, vindos directamente do fornecedor. Mas mesmo este aspecto parece carecer de completa exactidão, já que não preveria as vendas futuras. Por exemplo, na semana do Natal, os artigos relativos à data seriam repostos de acordo com as vendas da semana anterior, o que tendencialmente seriam insuficientes face à previsão de vendas da semana em questão. Daí que estes e outros aspectos devam ser considerados no processo de gestão de stocks, entre eles:

• O desconto disponibilizado pelos fornecedores para um determinado volume de encomendas;
• O tempo entre encomenda e entrega;
• As quantidades mínimas de encomenda.

A revisão periódica dos stocks

Naturalmente, os níveis de stock devem ser revistos para que a sua disponibilidade em loja se verifique. Essa periodicidade deve ser mais elevada quanto elevadas forem as suas vendas. Por isso, essa verificação dependerá do tipo de produtos e categorias.

Quando um retalhista revê os níveis de stock e percebe a necessidade de encomendar novos produtos, ele colocará a ordem de encomenda. Entre a colocação da encomenda e a chegada dos novos produtos à loja, os produtos continuarão a vender-se. Desta forma, a revisão de stocks deve considerar este aspecto para que os produtos não se esgotem, com as consequências já mencionadas anteriormente. Para prevenir esta situação, o retalhista deve assegurar um certo nível de stock de segurança, que assegurará as vendas entre o momento de encomenda e a sua disponibilização no ponto-de-venda.

Quanto maior for o tempo entre a encomenda e a entrega, maior deverá ser o stock de segurança.

Contudo, nos retalhistas de moda, por exemplo, esta gestão pode não ser a ideal, já que as preferências dos consumidores vão mudando constantemente e as vendas dos produtos estão bastante condicionadas, por exemplo, por factores sazonais. Daí que uma gestão baseada numa previsão de vendas seja a mais adequada, em vez de uma gestão de stocks que apenas reaja às vendas passadas.

Quanto maior for o período de revisão de stocks, maior será a quantidade a encomendar. Este aspecto trará ao retalhista novos problemas, pois maiores quantidades de stock implicam maiores custos relativos à sua armazenagem e manuseamento, bem como a gestão financeira dessas mesmas quantidades. Daí que a encomenda de pequenas quantidades parece ser, sempre que possível, a melhor solução.

Economic order quantity – EOQ

No entanto, os problemas do retalhista não ficam assim resolvidos, pois ainda parece difícil prever as quantidades ideais a encomendar. Um dos princípios que ajudará o retalhista é conhecido como quantidade da ordem económica (economic order quantity – EOQ).

Apesar da definição do tempo para a encomenda ser determinado pela capacidade do fornecedor responder a essa mesma encomenda, as quantidades a encomendar e a frequência com que se colocam encomendas é da responsabilidade do retalhista.

Por vezes o retalhista depara-se com custos “escondidos”, que estão relacionados com o número de encomendas e a quantidade de produtos. Esses custos podem ser:

• Os custos administrativos por cada colocação de encomenda, como custos de trabalho, comunicações, etc.
• Os custos envolvidos na escolha de fornecedores.
• Os custos associados à verificação da encomenda, para garantir que chega nos prazos definidos, ou alterando-a, caso não seja possível garantir a entrega nas datas acordadas.
• Os custos envolvidos na recepção da mercadoria.

Alguns destes custos são facilmente alocados às linhas de produto. No entanto, alguns custos, devido à dificuldade de serem atribuídos directamente aos produtos, são alocados aos custos fixos do departamento de gestão de produto.

No entanto, quanto menor for a quantidade a encomendar, maior será o número de encomendas, e, consequentemente, maior serão os custos envolvidos no processo.

Ora, será então a melhor solução a colocação de encomendas com grandes quantidades de produto para que esses custos se reduzam? Não, já que custos relacionados com o manuseamento do produto, armazenamento, embalagem e envio para as lojas dispararão.

Desta forma, o EOC (economic order quantity) é o ponto em que os custos de encomenda igualam os custos de posse de stock. Neste ponto, os custos totais de encomenda são os mais baixos.

Exemplo

Vejamos o seguinte exemplo, que reflecte a compra de esferográficas num retalhista. Os custos por encomenda são de 6€. O custo de posse do stock representa 7,5% do valor do stock. O valor total da encomenda é de 6.000€ (12.000 unidades a um preço de venda de 0,50€).

Fonte: Varley (2014)

Neste exemplo, a quantidade que o retalhista deve encomendar para que os seus custos sejam minimizados ao máximo é de 1.500 unidades, com um valor de encomenda de 750€, colocada 8 vezes por ano.

O conteúdo deste artigo é parte integrante do Ebook "Gestão do Produto: do planeamento ao consumidor" e do curso online "Gestão de Produto"