Recuando no tempo, quando me iniciei no Retalho e, particularmente, na Gestão de Lojas, um grande dilema pairou sobre mim: Que tipo de gestor era eu, se não sabia nada do que se passava à minha volta? E por nada refiro-me aos "números" que o negócio produzia, no geral, e todos os "pequenos" detalhes que levavam à obtenção desses mesmos resultados, pudessem ser eles bons ou menos bons. Começava a ser frustrante não saber a resposta a perguntas do tipo:
- Quais são os produtos mais vendidos?
- A que dia da semana as vendas são mais altas?
- Em que horários há uma maior afluência de clientes?
- Qual é o colaborador com mais vendas?
- Etc, etc, etc...
Afinal, como podia melhorar o desempenho da loja, se não sabia em que nível ela estava?
Convêm referir que não sabia este tipo de respostas, mas não porque não quisesse saber. O problema estava na recolha de dados (caso existissem dados). Partindo do principio que esses dados estavam disponíveis para consulta, não passavam disso mesmo: dados! Havia que saber trabalhá-los e, mais importante que tudo, poder implementar medidas como consequência dessas mesmas análises de dados.
O Gestor de Loja: Que trabalho mais complexo...
Se é (ou quer vir a ser) gestor de uma loja, saberá com certeza quão multidisciplinar este trabalho é. Deste o Atendimento ao cliente, passando pela gestão do Visual Merchandising, das Operações, dos Produtos, da Equipa, até à parte administrativa do negócio e à sua gestão global, esta é uma profissão complexa.
Ora, para dar resposta a todas estas áreas, nada melhor que munir-se de dados, para que possa tomar, a cada momento, as melhores decisões.
Então, em que áreas do trabalho de um gestor de loja pode ser aplicada a sua habilidade como analista de dados? Resposta simples: em todas. Desde logo, no planeamento da própria equipa. Repare:
Horários de trabalho
Para elaborar e planear correctamente um horário de trabalho, devemos ter em conta:
- Quantos clientes esperamos a cada dia? Qual a sua distribuição ao longo do dia?
- Quantos colaboradores serão necessários para o serviço ao cliente? E quantas horas por colaborador?
- Qual a taxa de conversão esperada, sabendo que o tempo que cada colaborador vai demorar, em média, em cada atendimento, irá variar consoante o cliente compre ou não?
- Qual o volume de trabalho a ser feito, não directamente ligado ao contacto com o cliente (armazém, formação, etc)?
- Quais são os picos de vendas esperados, para que possa ter o número de pessoas necessário nessas alturas?
- Que colaboradores apresentam melhores resultados? E quando?
Mas há mais. Bastante mais. Passando por outras "áreas", como gere o espaço da sua loja (o bem mais precioso em Retail) se não actua baseado em dados? Que produtos e categorias expõe (e como) sem dados? Como premeia ou corrige o desempenho da sua equipa, sem dados??
Poderia continuar, mas julgo ter passado já a ideia. Se não soubermos a resposta a este tipo de perguntas, corremos um grande risco. E se pequenos detalhes fazem com que o cliente escolha a nossa loja em detrimento da do nosso concorrente, o inverso também é verdadeiro. Ter as pessoas certas, os produtos certos, na altura certa, é meio caminho andado para o sucesso.
O que não pode ser medido, não pode ser melhorado...
Não possuindo nenhuma estatística oficial, arriscaria dizer que a esmagadora maioria das empresas a Retalho estão munidas das aplicações da Microsoft, particularmente o Excel. E nas grandes multinacionais, dizer que 99,9% das empresas têm acesso a estes produtos talvez só peque por escasso.
Para abrilhantar a estatística, ousaria igualmente dizer que, muitas delas, têm igualmente acesso a variadíssimos conjuntos de dados, mais ou menos trabalhados, e com grandes projectos de sistemas que "prometem" acabar com o Excel. Mas o que é certo, é que não há profissional que não trabalhe com ele (leia-se Excel).
Tendo tão poderosa ferramenta à disposição, deixa de ser desculpa a falta de dados como suporte à decisão. Há que saber utilizá-la, por forma a que ela "trabalhe para nós". Se chegou até aqui na leitura deste artigo, saiba que o seu caso não é excepção. Obter dados da sua loja, das suas vendas e clientes, dos seus colaboradores e produtos está bastante mais perto do que imagina. E com todas as consequências (positivas) para os resultados do seu negócio!
Eis alguns exemplos do que o Excel para Gestão de Lojas pode fazer por si
Bem, na verdade, o Excel não faz nada por nós. Pelo menos, não faz nada sozinho (até faz, mas requer trabalho anterior). Mas bem trabalhado, é uma preciosa ajuda na altura de querer obter respostas sobre o desempenho do seu negócio.
Eis alguns exemplos:
Para terminar, apenas reforçar uma ideia. Reforçar "a" ideia. Mais importante que a informação recolhida, é o que vamos fazer com ela. De nada vale estarmos munidos de múltiplas informações sobre o nosso negócio, se a consequência "no terreno" não existir.
No entanto, a obtenção de dados trabalhados é decisiva neste processo. Se não tem habilidades com o Excel, trate disso 🙂 Ele veio para ficar. E verá que o seu esforço será recompensado à medida que assiste às vendas da sua loja aumentarem, fruto das suas (boas e apoiadas) decisões.
Uma última frase, que encontrei online mas cujo autor não consigo recordar:
Saber Excel está para os dias de hoje como o Inglês estava há poucos anos atrás: Não sabe, está fora!!
